Het is lastig samenwerken wanneer betrokkenheid bij de interviewkandidaat ontbreekt

In de afgelopen anderhalf jaar schreef ik veel van mijn teksten rechtstreeks voor opdrachtgevers, zonder tussenkomst van een derde partij. Er zaten weliswaar opdrachten tussen die ik uitvoerde voor collega tekstschrijvers, maar over het algemeen bestond de communicatie uit korte lijnen. Afgelopen zomer besloot ik daar verandering in te brengen, door een grootschalige opdracht aan te gaan voor een marketingbureau. Dit  bureau was door een klant gevraagd een magazine uit te brengen en schakelde mij in als tekstschrijver.

De grootste les die ik heb geleerd uit deze opdracht is dat commitment het toverwoord is wanneer betrokkenen bij een organisatie worden gevraagd om input. Een deel van de betreffende opdracht bestond uit het telefonisch interviewen van directieleden. Het inplannen van interviews vergde enige tijd en geduld, maar gelukkig heb ik geen hekel aan project management. Daar houdt de voorbereiding echter niet op. Het succes van het project valt of staat bij de briefing van de betrokkenen. De betrokkenen waren in dit geval onvoldoende gebriefd. Natuurlijk bracht ik het secretariaat bij het inplannen van de interviews uitvoerig op de hoogte van de achtergrond, maar ik vroeg me tijdens het afnemen van de interviews sterk af of dit voldoende was geland bij de interviewkandidaten. Hier hadden de organisatie, het marketingbureau en ikzelf nog meer bovenop moeten zitten.

Natuurlijk is het balen wanneer een interviewkandidaat op het moment dat zijn of haar telefoon gaat voor het vier weken eerder ingeplande interview alsnog geen tijd blijkt te hebben. Blijkt diegene aan het einde van de middag toch nog een gaatje te kunnen vinden, dan stemt mij dat als interviewer alsnog gelukkig. Ook al is dat vrije moment een autorit van kantoor naar een volgende afspraak. En toch. Een ‘ik stap nu in de auto en ben over twintig minuten bij mijn afspraak en heb in de tussentijd even tijd voor je’ volstaat simpelweg niet. Dat weet ik nu. Helemaal niet als de geïnterviewde zich maar lastig een beeld kan vormen bij het precieze nut van het interview. 

Je moet je op zo’n moment afvragen voor wie je precies aan het schrijven bent. Voor de opdrachtgever in kwestie toch? Ik heb me na deze ervaring voorgenomen dergelijke interviewkandidaten altijd vooraf drie standaard vragen mee te geven, waarop zij alvast kunnen anticiperen. Het gesprek mag gaandeweg absoluut een andere wending krijgen, maar op deze manier is er in ieder geval alvast stilgestaan bij het onderwerp. Dat zorgt volgens mij voor enige commitment. Ik ben heel benieuwd of er communicatiemedewerkers en andere tekstschrijvers zijn die waardevolle tips hebben over dit onderwerp.